坊間有很多簡報技巧/人際溝通課，說穿了就這四個要點，只要掌握住其中的原則精髓，你的簡報水準就能立即大大提升。
1、對方想聽到什麼？
2、我想要達到什麼目的？
3、想達到目的需要講哪些資訊內容？
4、以怎樣的順序組織這些內容？
對方想聽到什麼?
跟一個口渴的人說哪裡有水他肯定專心聽及想要聽。溝通簡報第一步，就是搞清楚對方現在的狀況及他想知道什麼。
所以在準備簡報前，一定要先知道：
這次簡報是誰要聽?
他們的職掌是什麼?
什麼事情跟他們有關係?
他們的核心訴求是什麼？
他們到底想從你的簡報裡看到什麼?
如果你都很清楚，那麼在核心內容的重點上就很好準備了。
我想要達到什麼目的？
許多人在簡報溝通時容易犯這個錯：什麼都講
簡報不是交待事情來龍去脈，而是專注在目的，除非對方想知道實際詳細情況，否則你只需這樣做：
1、用一句話說出這次簡報目的
有時候即使自己能很清楚地說出自己心中的想法，別人也不一定能完全理解。 而簡報並非聊天或交待過程，而是在有限的時間及專注力上說明目的。
因此，簡報時，一定要先能以一句話說出這次簡報目的，讓對方明白接下來的內容都跟此目的有關。
2、用5個why確認你現在想的這一句話是不是你的根本目的
有時你以為的不是你以為的，雖然第一步已經將簡報目的以一句話寫出來了，但還得再確認這個目的是不是正確的根本目的。
所以為了避免簡報目的抓錯重點，最好再用5個why的方法做驗證。
譬如說一開始提煉出來的簡報目的是“跟老闆反應案子的目前情況”。
用5個why驗證，就可以繼續反問“為什麼要跟老闆反應案子的目前情況？”
“因為老闆想案子進度再加快一周，但實際很難做到？”。
“為什麼案子進度再加快一周很難？”繼續反問。
“因為這個案子有一個老闆沒有注意到的風險”。
到這兒，這個簡報目的應該是：”說明此案進度無法加快一周的風險“。
這個目的就比“找老闆反應案子的目前情況”要精準很多。
想達到目的需要講哪些資訊內容？
我經常會收到管理顧問公司的產業動態報告，這些報告經常都是幾十頁，內容豐富而且製作精美，看起來很專業，很用心。
但基本上看多了，你會跟我一樣知道這種報告大多是顧問公司的知識庫裡的內容複製貼上的，再加上使用付費的模板，所以看起來好像很厲害。
不過再漂亮也沒用，實際我會注意的內容可能不到三張。
精美只是加分，重點還是精準內容，同樣道理，這種簡報品質在一般公司的工作簡報中也很常見，也許是公司要求規範如此簡報PPT的內容目錄(我覺得很無聊也浪費時間啦)，或者產出簡報者本身如此。
有時對應著目錄規範去寫，反而容易忘了自己的目的，製作出不知所云的內容 ，搞不好不簡報還好，一簡報反而對自己不利。
譬如 : 本來要讓公司提供更多的資源，但簡報中說太多自己的成績，乍看之下好像也不需要支援，也就拿不到你想要的資源。
或者本來是想證明業績不好是大環境影響，但簡報裡說太多猜測的影響因素，結果看起來像推卸責任。
那如何避免以上的錯誤，只講該講的內容呢？
1、先列出來所有自己想講的內容
我很常用心智圖列出來所有想講的內容，這樣的好處是…
◆ 用俯瞰視角把事件攤平，一目瞭然對事件的全面性思考。
◆ 能防止一開始就忽略一些以為不重要的關鍵內容(或忘記的)。
2、再將列下來的內容逐一跟目的比對
將列出來的內容，跟目的相符的保留，不符的刪除或修改。
譬如，想跟公司爭取更多資源，就要重點強調遇到的困難及解決方法所需的支援。想證明業績不好是大環境影響，而不是自己能力不足，那就要提出在這樣的大環境中你覺得可能提升業績的執行計劃。
以怎樣的順序組織這些內容？
屢戰屢敗or屢敗屢戰，哪個感覺好?
這句話源於清朝曾國藩在和太平天國打仗時輸多贏少。在上奏檢討時其中有一句是”臣屢戰屢敗,請求處罰。” 有幕僚建議他把屢戰屢敗改為屢敗屢戰，皇帝看了覺得他盡管老打敗仗，但堅持不懈，反而還表揚他忠心為國。曾國藩的故事
同樣的內容，組織的方式不同，透露出來的意思是有著天壤之別的。注意！這不是叫你掩飾事實，而是用正向的說法表達目的。
用以下2步驟將要講的內容表達得更正向
1、以“對方想聽到什麼”的角度修正說法
前面已經先列好需要講的內容。但這些內容還都是從你的角度出發，所以還需要”從對方角度”來對內容做修正表達方式。
譬如，前面說5個why時給老闆簡報案子無法加快一周時，你不能說「老闆，這樣案子有風險，因此項目進度無法加快」。
無法加快不是老闆想聽到的，而且聽起來像是你不支持老闆的決定，因為你也沒提出解決辦法。
你可以這樣說：「老闆，案子如果要加快一周，會有XX風險，所以一個是再給我2個人力解決；二是調整能上線的模組功能。」
2、然後再用不同的邏輯順序組合看看效果
1做完後還需要再照5W1H結構順序或者人事時地物順序來排列表達的先後。
這個排列順序影響很大(譬如屢戰屢敗or屢敗屢戰)，可以多方嘗試看看哪個內容在前，哪個內容在後比較好，最後你的簡報水準一定能大大的提升喔。
